- 作成日 : 2024年8月29日
鍵引渡書とは？記載すべき項目や書き方のポイントを解説
鍵引渡書とは、建物の鍵を第三者に預ける際に作成する書類です。物件の所有者と、鍵を受け取る側の双方が、鍵の受け渡しに関する取り決めを明確にするために作成します。主に建設現場や賃貸物件の管理など、建物の鍵を預ける必要がある場面では、鍵引渡書の作成が不可欠となります。
本記事では、鍵引渡書の作成方法や注意点について解説します。
目次
鍵引渡書とは？
鍵引渡書とは、物件の鍵を受け取ったことを証明するための書類です。不動産業や建築業において、鍵の受け渡しに関する責任の所在を明確にし、トラブルを未然に防止する効果があります。
具体的には、建設工事現場で作業員や協力業者に建物の鍵を一時的に預ける必要がある場合、鍵引渡書を作成することで工事の進捗に合わせて誰が何時に鍵を受け取ったかを正確に記録できます。
同様に、賃貸物件の管理においても鍵引渡書を作成します。家主が入居者に鍵を渡したり、修理業者に一時的に預ける際に、鍵の受け渡しを証明できるからです。
鍵引渡書を作成しておかないと、「誰が鍵を受け取ったか」「鍵を紛失した際の責任は誰にあるか」などのトラブルが発生する可能性があります。つまり、鍵引渡書を記録しておくことで、リスクを未然に防ぐことができるのです。
鍵引渡書の目的
鍵引渡書の主な目的は以下の通りです。
- 建物の引き渡し日時を明確にする
- 引き渡された鍵の種類と数量を記録する
- 建物の所有権移転を文書化する
- 施主と建築業者の間で責任の所在を明確にする
- 将来的なトラブルを防止する
鍵引渡書が必要なケース
新築住宅の引き渡し時
新築物件が完成し、初めての入居者に鍵を引き渡す際には、鍵引渡書を作成します。これにより、鍵の引き渡しを証明し、物件の管理責任が移転したことを明示します。
中古住宅の売買時
中古住宅の売買においても、売主から買主へ鍵を引き渡す際に鍵引渡書が必要です。これにより、物件の引き渡しが完了したことを明確に記録できます。
賃貸物件の入居開始時
賃貸物件の新規入居時、大家や不動産管理会社から入居者へ鍵を引き渡す際にも鍵引渡書が使用されます。これは、入居開始日と鍵の受け渡しを証明する役割を果たします。
リフォーム工事完了後の引き渡し時
大規模なリフォーム工事を行った後、施工業者から所有者へ鍵を引き渡す際にも鍵引渡書が使用されます。これにより、工事の完了と建物の再引き渡しが行われたことを記録できます。
マンションの管理組合が新規入居者へ引き渡す時
マンションの管理組合が新規入居者へ共用部分の鍵を引き渡す際にも鍵引渡書が使用されます。これにより、入居者がマンションの共用施設を利用する権利を得たことを明確にできます。
オフィスや店舗の引き渡し時
商業用不動産においても、オーナーやデベロッパーがテナントへ物件を引き渡す際に鍵引渡書が必要となります。これにより、賃貸借契約に基づく物件の引き渡しが完了したことを証明できます。
鍵を交換する時
建物のセキュリティ強化のために鍵を交換した際、管理者から入居者や所有者へ新しい鍵を引き渡す時にも鍵引渡書が必要となります。これにより、新しい鍵の受け渡しと旧鍵の返却を明確に記録できます。
清掃や修理業者に依頼する時
物件の鍵を清掃業者や修理業者などの第三者に一時的に預ける際にも、鍵引渡書を作成します。この場合、鍵引渡書は鍵預かり証として機能し、鍵の管理状況を証明します。
鍵引渡書の基本項目、書き方
鍵引渡書には、建物の鍵の受け渡しに関する情報を記載します。鍵引渡書の基本的な記載項目と書き方について解説します。
引渡年月日
鍵引渡しの日時を正確に記載します。
引き渡し人（貸主・所有者）
鍵を引き渡す側の人や組織の名前を記入します。
受け取り人（借主・利用者）
鍵を受け取る側の人や組織の名前、連絡先を記入します。押印が必要な場合は、印鑑欄も用意します。
建物の所在地
物件の所在地、建物名、部屋番号など、引き渡される物件の住所や特定できる情報を詳細に記入します。
鍵の明細
引き渡される鍵の種類と数量を明記します。玄関鍵、郵便受け鍵、駐車場鍵、自転車置き場の鍵など、すべての鍵を漏れなく記載します。
鍵引渡書の作成は義務？
鍵引渡書の作成は、法律で明示的に義務付けられているわけではありませんが、物件の鍵の管理を明確にし、後日発生する可能性のあるトラブルを防ぐための重要な手段となります。
鍵引渡書を作成しないリスク
鍵引渡書がないと、誰がいつ鍵を受け取ったのかが不明確になります。この記録がないと、鍵の紛失や破損の責任の所在が曖昧になり、トラブルが発生する可能性が高まります。
例えば、建設現場で作業員に鍵を貸し出した際、鍵引渡書がなければ、その鍵がいつ、誰に渡されたのか確認できません。万が一、その鍵が紛失された場合、誰が責任を負うべきかが曖昧になってしまいます。
同様に、賃貸物件の管理でも同様のリスクがあります。入居者に渡した鍵が勝手にコピー（複製）されたり、修理業者に渡した鍵が紛失されたりした場合、責任の所在が不明確になります。
鍵の引き渡しが適切に行われない場合、建物のセキュリティや信用に大きな問題を引き起こす可能性があります。
鍵引渡書の注意点
鍵引渡書を作成する際は、以下のような点に留意する必要があります。
情報を正確に記入する
物件の詳細、鍵の引渡し日時、鍵の種類と数量など、すべての項目を正確に記載しましょう。また、鍵の紛失や破損時の対応、返却方法など、責任関係も明確に定めておきます。
工程ごとに鍵引渡書を作成する
建設工事現場の場合、工程ごとに鍵引渡書を作成することをおすすめします。部分的な鍵の引渡しに対応できるよう、都度書類を作成する必要があります。
さらに、引渡した鍵の写真や、扉の位置図などを添付すると、より明確な管理体制を文書化できます。後々のトラブル防止につながります。
鍵の複製に関する取り決め
鍵の複製に関する取り決めを記載することも重要です。無断での複製を禁止する旨や、複製が必要な場合の手続きなどを明記しておくと良いでしょう。
鍵の返却に関する事項
賃貸物件の場合、契約終了時の鍵の返却に関する事項も記載しておくと良いでしょう。返却期限や返却方法、紛失した場合の対応などを明確にしておきます。
保管方法の確認
鍵引渡書の保管方法についても、双方で確認しておくことが重要です。特に賃貸物件の場合、契約終了時まで大切に保管する必要があることを強調し、紛失しないよう注意を促します。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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